Affärssystem
Så motiverar du ledningen att investera i ett nytt affärssystem!
Brister i befintligt affärssystem?
Om du läser det här har du förmodligen lagt märke till bristerna med ert befintliga affärssystem. Du kanske har tröttnat på ineffektiva och manuella rutiner eller att se hur företaget kommer efter i digitaliseringen? Du kanske till och med har kommit till insikten att ett nytt affärssystem skulle göra dig och medarbetarna mer effektiva och företaget mer lönsamt? Då har du hamnat helt rätt.
Som användare ser du oftast tydligt fördelarna med att investera i ett nytt affärssystem, nu gäller det att få beslutsfattarna i samma tankar.
I den här guiden ger vi dig tips på hur du motiverar dem att faktiskt investera i ett nytt affärssystem och vad du ska fokusera på i din framställan. Ledningen är kanske inte lika insatt i funktionaliteten och möjligheterna som finns i ett modernt affärssystem, och är därför mindre benägen att se det potentiella värdet i att byta till ett nytt affärssystem. Genom att beräkna och redogöra för ROI kan ledningsgruppen se om det nya systemet erbjuder väsentlig avkastning på investeringen över tid, det vill säga: sparar det resurser eller ökar kvaliteten?
Ett modernt system erbjuder en mängd värdefulla fördelar för företag av olika storlekar. Den främsta utmaningen för att fatta ett köpbeslut handlar i slutändan om att ta sig förbi investeringens direkta och indirekta kostnader. Många chefer ser det som ett hot mot företagets kostnadshantering över tid. Du måste inse att ledningen troligtvis kommer att ha ett skeptiskt förhållningssätt till köpbeslut. När du samlar argument för ett nytt affärssystem är det kostnader och avkastning på investeringen som tveklöst står i fokus under hela förloppet.
Därför ska du bryta ned kostnader för installation och löpande underhåll samt lyfta fram hur och när företaget kommer att få den väntade avkastningen på investeringen. Avkastning på investeringen är a och o.
Ledningen är beslutsfattare- ge dem någonting att fatta beslut kring!
Bra beslutsfattare uppskattar ärlighet och effektivitet, gå helt enkelt rakt på sak. Påpeka om medarbetare kommit med klagomål om fel i rapporter eller om företagets lagersystem är ineffektivt. Allt som begränsar verksamheten, hotar konkurrenskraften eller påverkar resultatet negativt träffar rätt i affärshjärtat hos de allra flesta beslutsfattare.
Följ direkt upp de dåliga punkterna med konkreta lösningar utifrån funktionaliteten hos ett nytt affärssystem, exempelvis automatiskt uppdaterade rapporter med nyckeltal eller att kunna automatisera nyckelprocesser för inköp, order och lager. Målet är att motivera ledningen att se nyttan med ett nytt och modernt affärssystem.
Visa på värdet
För att påvisa värdet av ett nytt affärssystem bör du samla berörda delar av företaget kring följande:
- Formulera scenarier utifrån de problem och utmaningar som ni har idag. Om problemet är felaktiga rapporter ska du lyfta specifika rapporter och vid lagerproblem ska du definiera berörda processer. Syftet är att få alla att tänka kring samma utmaningar på samma gång.
- När du har beskrivit problemen ska du göra dina åhörare delaktiga och inhämta deras synpunkter på vad som skulle kunna förbättras. Det ger inte bara utrymme för medarbetarna att uttrycka sina åsikter, utan leder även till att lösningar lyfts fram som kan tillämpas vid införandet av ett nytt system.
- Introducera potentiella systemlösningar och diskutera fördelarna inom ramen för de problemscenarier som har beskrivits. Hela processen är inriktad på att få med sig medarbetarna och få dem att känna sig bekväma med den kommande förändringen.
- När du är klar med dessa enklare sätt att visa på värdet delar du ut ett frågeformulär till medarbetarna baserat på de lösningar som har diskuterats. Rangordna dem utifrån viktiga egenskaper och lägg dessutom till eventuella kommentarer. Samla sedan in dokumenten och avsluta mötet.
Några av fördelarna med att göra på det här sättet:
- Du får insikt om hur omfattande projektet kommer att bli
- Medarbetarna blir delaktiga samtidigt som du bygger upp ett förtroende
- Du öppnar för verksamhetsfrågor och belyser dessa 4. Du får ett verktyg för att rangordna prioriteringar inom företaget
Förändringar är avgörande för att företag ska kunna växa. Även affärssystem som gjort företaget framgångsrikt tenderar att bli statiska över tid och en del av företagskulturen. Därför behöver cheferna fatta smarta beslut för att säkra företagets tillväxt och investera i ett nytt affärssystem som passar företaget idag.
Har ni återkommande problem med rapporternas korrekthet exempelvis som beror på att data släpar efter eller komplicerade avstämningar? Då du börja med att söka efter fallstudier bland systemleverantörens användare som haft liknande problematik. Praktiska fall är inte bara en början för att minska de negativa effekterna av eventuella stora systemförändringar, utan även början på att tidigt i processen skapa ett förtroende bland alla medarbetare.
Belys behovet av ett nytt affärssystem med fallstudier
Så motiverar du ledningen att investera i ett nytt affärssystem.
Ett annat sätt att erbjuda indirekta lösningar på angelägna, men övergripande problem, är att undersöka relevant utbildningsmaterial och presentera det. Konsulter och systemleverantörer kan även bjudas in och presentera sina lösningar för hela företaget. Oavsett om fallstudier levereras som informationsprodukter, gruppmöten eller informella diskussioner är utbildningsprocessen mycket viktig.
Utbilda
Som du kanske förstått vid det här laget handlar mycket om att lyfta specifika problem, bygga förtroende och känslomässigt engagemang. När det gäller att sälja in en projektplan finns det inga konkreta skillnader mellan informationen till ledningen och medarbetarna, utöver olika finansiella komponenter och processens detaljnivå. Ledningen har benägenhet att ha fokus på makronivån, snarare än diskussioner på mikronivå.
När man informerar om en projektplan ska man komma ihåg att det är bättre med en kortfattad argumentation för vilka strategiska och finansiella fördelar det nya affärssystemet kommer att ge, hellre än de tekniska aspekterna. Den tekniska detaljnivån hos ditt potentiella affärssystem är oftast inte intressant för högsta ledningen att känna till i detalj.
Oavsett om en vd eller ekonomichef tror på lösningen måste de här cheferna i sin tur informera bolagets styrelse. Ju högre kostnad, desto fler frågor kommer investerare eller rådgivare att ställa om avkastning på investeringen. På den här nivån handlar det alltså inte om tekniken, bara om kostnad kontra avkastning.
Ibland kan det här beslutet fattas på några dagar, ibland tar det flera veckor/månader och ibland fattas inga beslut alls. Men även om du inte får godkännande för projektet första gången är lärdomarna värda mödan. För det kommer alltid en ”nästa gång” när samma scenario spelas på nytt.
Är ni intresserade av att investera i ett nytt affärssystem?
Kontakta oss här eller fyll i formuläret nedan.