Affärssystem, 8 september 2019

Beräkna ROI på ert nästa affärssystem

nytt affärssystem

Den här guiden hjälper er att identifiera och förutse vinsten av ett nytt affärssystem

Viktigt att tänka på inför en ROI för ett nytt affärssystem

Avkastningen på investeringen (ROI) är den absolut vanligaste metoden för att mäta avkastningen och jämföra den med andra potentiella investeringar.

 Flexibel modell

Det viktigaste att ha i åtanke när man beräknar ROI för ekonomi- /affärssystem är att beräkningarna skall vara enhetliga. Olika avdelningar inom företaget kan definiera kostnader och avkastning på ett sätt som är relevant för dem. Undersök därför hur de inblandade personer i projektet tolkar kostnader och vinster för deras område.

Återbetalningsperiod

Lägg till återbetalningsperiod i er beräkning som tar hänsyn till hur många månader som krävs för att ta igen kostnaderna för affärssystemet. Kostnaderna är högre nästa månad än de som kommer i framtiden och vinster som infaller tidigt är mer värdefulla än senare vinster.

Ta även i beaktning hur leveransen av ert nya affärssystem skall ske. Är det en molntjänst eller skall systemet installeras på egna servrar? Det påverkar kostnaden av licenser. De flesta moderna affärssystem levereras idag som en abonnemangstjänst, även om de är installerade.

 Yttre faktorer

Koncernbeslut, fusioner och uppköp är exempel på yttre faktorer som skulle kunna påverka beräkningen. Att introducera nya rutiner eller ändra befintliga anses ofta vara störande moment som många gärna undviker, och motivation kan ni självklart inte sätta in i en kalkyl.

 

Gör en korrekt prognos för kostnader

Det finns en hel del kostnader som skall tas med i beräkningen, det är viktigt att vara noggrann. Vissa kostnader är självklara och enkla att beräkna, medan andra är mycket svårare att uppskatta. Därför behöver ni sätta er in i olika affärsperspektiv. Nedan följer 5 viktiga områden där en korrekt kostnadsprognos är avgörande.

 Initiala kostnader

Initiala kostnader är mer än bara prislappen på systemet ni investerar. Tilläggsmoduler som ni kanske inte ser ett behov av kan vara själva poängen med systemet för en annan avdelning på företaget. Ha därför hela företaget i åtanke när ni undersöker vilka funktioner som ingår i affärssystemet och vilka som behöver köpas till. Ju fler som kommer åt hela eller delar av systemet gör att ni kan effektivisera arbetet och byta ut de manuella rutinerna mot automatiserade processer.

Ifall ni har en strategi med infasning skall ni dokumentera alla kostnader och vid vilken tidpunkt de förväntas att uppstå. Ni kanske vill titta på ROI med alla kostnader inkluderade eller endast de initiala kostnaderna, men avkastningen måste matchas mot kostnaderna oavsett tidsram.

Molntjänst

Om ni tänker använda affärssystemet med ett SaaS- abonnemang är det fortfarande nödvändigt att inkludera licensavgifterna i era ROI-kostnader. Addera månadskostnaden för tiden som ni planerar att använda affärssystemet för att beräkna den här komponenten.

Konsultkostnader

Någon gång under projektets gång kommer ni med största sannolikhet att behöva hjälp av konsulter, så för att beräkna kostnaderna måste ni tydligt definiera tidsramen och tjänsternas omfattning före projektet.

Kostnader för underhåll

Även underhållskostnader skall räknas in om ni överväger en on-premise-lösning. Det kan innebära framtida uppgraderingar, utbyggnad av hårdvaru- och nätverkssystem, samt supportavtalet. Affärssystem utvecklas hela tiden för att passa ”standardbehov”. Ta därför höjd för eventuella nya funktioner, moduler och tilläggstjänster som gör att ni kan arbeta ännu mer effektivt. För att få fram en enkel ROI beräknar ni underhållskostnaderna för affärssystemets förväntade livslängd eller blickar minst 7 år framåt i tiden.

Användarkostnader

Medarbetarna som skall använda systemet kommer att dra på sig investeringskostnader. Även om de modernaste systemen har en välfungerande supportorganisation och användarcommunity, är det viktigt att de enskilda användarna får relevant utbildning i affärssystemet.

Utbildning tar tid och kan innebära att ni kan behöva ta in tillfällig hjälp under utbildningstiden eller erbjuda övertidsersättning. Räkna med kostnaden för minskad effektivitet under tiden som användarna vänjer sig vid det nya sättet att arbeta på.

 

Förutse och identifiera avkastningen

Nu har det blivit dags att beräkna avkastningen för ert nya affärssystem. Kommer systemet att öka intäkterna eller minska utgifterna? De frågorna kan besvaras genom en grundlig analys av de ingående variablerna för avkastning på investeringen.

Skälen till att införskaffa ett nytt affärssystem

Ni har säkert redan dokumenterat vilka verktyg som är eftertraktade bland de olika avdelningarna och användare i ert företag. Nu är det dags att beräkna vinsterna av det nya systemet. Titta på funktionerna ni listat i kravspecifikationen och ge dem mätvärden.

Gör en prognos för den potentiella avkastningen

Faktisk och potentiell avkastning från affärssystemet kan ta sig många uttryck. När ni beräknar ROI kommer ni förmodligen att identifiera avkastning som ni inte förväntat er att upptäcka, i synnerhet när ni börjar använda det nya systemet. Det viktigaste steget i ROI-processen är att bedöma balansen mellan kostnader mot avkastning. Utan korrekt ingående information får ni inte ut något av värde i andra änden.

 

Nedan följer några exempel på vinster:

  • Snabbare tillverkning av produkter
  • Ökade beställningsvolymer från särskilda kunder
  • Potentiella kunder som kan bli nya kunder i och med systembytet
  • Lönsammare transporter
  • Större intäkter
  • Minskade övertidskostnader
  • Ökad kundnöjdhet leder till fler beställningar
  • Minskad personalstyrka
  • Bättre möjligheter för cross-sale/up-sale
  • Tydligare dashboards med relevanta nyckeltal som beslutsunderlag

 

Bygg ett team som kan analysera all data

Målen ni satt upp är skälet till att utvärdera ett affärssystem med en ROI-beräkning. Med kostnader och avkastning kopplade till respektive mål har det blivit tid att knyta ihop säcken.

Samla in data från de projekt som är intressanta

Titta noggrant på avkastning och kostnader kopplade till de olika målen i projektet och inkludera alla relevanta avdelningar i de slutgiltiga beräkningarna. De kan tillhandahålla värdefulla indata för beräkningarna av ROI. Säljarna kan exempelvis detaljbeskriva en lagerenhet och marginalen för den produkten. Verksamheten kanske ser övriga vinster om genomströmningen bättras, exempelvis mindre kostnad för övertid. De här möjligheterna kan ge ännu bättre avkastning än den försäljningsavdelningen skulle ha förutsett i sin egen beräkning. Glöm ej synergieffekten som uppstår när 2 avdelningar får bättre avkastning. 1+1 blir ofta 3 i en ROI-kalkyl!

Analys!

Analytiker från ekonomiavdelningen skall samordna alla uppskattningar av kostnader och avkastning. Alla avdelningar har sina egna perspektiv som kan påverka ROI-processen.

Analytikerna skall också göra ROI-prognoser för andra potentiella investeringar. När alla de här analyserna utförs på samma sätt, av samma team, kan alla potentiella investeringar ställas upp och jämföras med ett gemensamt mått.

Det slutliga beslutet

ROI är förmodligen inte det enda mått som används i det slutgiltiga valet av projekt. ROI används för att snabbt ta bort projekt som visar negativ eller låg avkastning. De projekt som klarar ROI-testet granskas på detaljnivå. Utöver att prognoserna granskas ytterligare kommer även tidpunkterna för kostnader och avkastning att gås igenom under den slutliga fasen.

 

Analys av de slutliga siffrorna

Vid det här laget har ni har en bra uppskattning över kostnader och avkastningen för affärssystemet. Det enda ni behöver göra nu är att lägga in siffrorna i den enkla ROI-formeln och se om svaret är positivt. ROI = (avkastning minus kostnader) delat med kostnader. Visa kvoten som en procentsats. Om den är positiv har ni en förväntad vinst och om den är negativ en förväntad förlust.

 

nytt affärssystem

 

Kontakts oss här eller fyll i formuläret så hjälper vi er!

Jag vill veta mer

Kontakta mig

Fler nyheter

Är du intresserad av våra produkter eller tjänster?