Så här går en förstudie till
Med hjälp av en förstudie kan vi tillsammans med våra kunder kartlägga förutsättningar och framtida behov, vi skapar underlag för att hjälpa till att ta medvetna beslut. En ökad konkurrens, samtidigt som det ställs ökade krav på transparens i verksamheter, kräver allt effektivare organisationer. Vi måste ha koll på hur vi arbetar för att kunna uppfylla kundvärde på ett så effektivt sätt som möjligt. Genom en förstudie identifieras och synliggör vi tillsammans med kunden processerna i verksamheten.
En förstudie kan genomföras av en rad olika anledningar. Ett exempel är att man känner att man behöver effektivisera och automatisera sina processer pga. allt för mycket papper eller dubbelarbete. Då behöver verksamhetens faktiska behov kartläggas inför möjligt kommande systemimplementationer eller justeringar i nuvarande system. Oavsett anledning är det viktigt att vi klargör syfte och vad vi vill uppnå innan vi drar igång ett förstudiearbete. För att kunna styra och utveckla en verksamhet på ett strukturerat sätt behöver de viktigaste processerna identifieras och synliggöras. När processer synliggörs är det enklare för varje medarbetare att se hur det egna arbetet bidrar till helheten.
Ett systembyte ska inte behöva kosta mer än du är villig att investera.
För att få de allra bästa förutsättningar och göra implementation så smidig som möjligt, kommer förstudien in i bilden. Vi har under många år jobbat med att hjälpa våra kunder att utföra kartläggningar för att effektivisera processer.
Lockande att hoppa över – Men gör inte det!
Att hoppa över förstudien kan vara frestande för att man vill komma igång snabbt, men då ska man också vara medveten om alla risker man tar. Hoppar du över förarbetet löper du större risk att missa viktiga delar i projektet som kan ta längre tid i framtiden och överskrida budgeten.
För att du ska kunna skapa värde för din organisation, dina kunder och potentiella köpare rekommenderar vi att du utformar en projektgrupp och tar hjälp av en erfaren projektledare tillsammans med oss som kan lägga grunden som krävs för att bytet ska gå smidigt och att budgeten hålls.
Vi synliggör och skapar en gemensam syn kring arbetssätt
Genom att beskriva processer visuellt synliggörs hur ni arbetar i verksamheten och vi tillsammans får en övergripande förståelse för hur olika delar av organisationen bidrar till att skapa värde.
Fokus
Genom att jobba med förstudier skapas en förståelse för vad som ger värde. Det är vanligt att man fastnar i gamla vanor som lever vidare och gör som vi alltid har gjort utan att det bidrar till verksamhetens mål. Det kan till exempel vara gamla rapporter som ingen läser eller olika moment som kom till för flera år sedan för att lösa ett problem, men som idag har tappat sitt syfte helt och hållet. Med kartlagda processer kan vi börja ifrågasätta vanemässiga arbetssätt och identifiera förbättringsområden som gör att vi på ett mer effektivt sätt skapar värde.
Vi skapar en bra grund för utveckling och förbättring
Genom att mäta och analysera olika interna processer får vi tillsammans en bättre förståelse för hur verksamheten levererar i ett produktivitets-, tids- eller kvalitetsperspektiv. Utifrån detta kan vi alltså identifiera möjliga förbättringsområden, prioritera samt implementera förbättringsprojekt som kommer att bidra till effektivare hanteringar, kortare ledtider och slutligen nöjdare kunder.
Förenklar kommunikation och skapar förtroende
Med etablerade och visuella processer är det enklare att skapa förståelse för hur det egna arbetet bidrar till helheten. Det kan även bidra till ett ökat förtroende hos kunder och samarbetspartners och kan dessutom vara en förutsättning för att utveckla nya affärsmöjligheter och nya samarbeten. För att det ska bli en lyckad förstudie är det viktigt att göra saker i rätt ordning. Arbetet bör utföras strukturerat och införas i olika steg. Målet med förstudien bör också vara tydligt för alla i verksamheten.
Hur går en förstudie till?
För att identifiera rätt lösningar för er behöver vi först ha identifierat rätt behov. Förstudien börjar därför med en genomlysning av era nuvarande processer. Därefter, när vi kommit en bit fram i arbetet går vi igenom hur processerna ”bör” se ut och samspela för att effektivisera de interna processerna i er vardag. Vid exempelvis byte av affärssystem är det vanligt att man skriver ner en lång lista på funktioner som man önskar ha i det nya systemet, utan att definiera vad man vill uppnå och vilket värde de ska generera.
En förstudie bör innehålla följande punkter
• Bakgrund mål och syfte
• Omfattning och avgränsningar
• Nulägesanalys
• Kravspecifikation
• Ekonomisk analys
• Lösningsförslag
• Milstolpar
Är dy nyfiken på vad en förstudie kan innebära för er?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig för vidare dialog.