Steg för steg för en lyckad implementation av ert affärssystem

Kontakta oss

Första samtal med er

I ett första telefonsamtal med er gör vi en enklare behovsanalys för att se om vi är en match för varandra beroende på hur ni tänker och vad vi på Pector har att erbjuda. I samtalet ställer vi frågor utifrån nuvarande systemlösning, behov nu och framåt samt önskemål där ni får lära känna oss och vårt utbud. Det är svårt att veta vad man behöver om man inte har gjort systembyten innan och aktivt arbetat med den här typen av frågor. I ett första samtal hjälper vi till att reda ut frågorna på ett övergripande plan som ni har, med hjälp av vår systemexpertis.

Demo och behovsanalys

Om första samtalet visar att vi är en match för varandra så bokar vi upp ett möte där vi gör en generell visning av systemet/systemen och pratar fördjupat om behoven inom olika områden som affärssystemet skall stötta. Det är inte ovanligt att vi bokar in fler än en visning för att ytterligare nyckelpersoner hos er skall involveras i systembytet. Vanligtvis kommer vi ut till er och tar mötet på plats, men i vissa fall bokar vi in det online och ses över länk.

Systemoberoende förstudie

En väldigt viktig sak för att få ett lyckat projekt och fånga så många behov som möjligt är att göra en förstudie innan systembytet. De förstudier vi på Pector gör är alltid systemoberoende och fokuserar på hur en systemlösning behöver sättas ihop samt vad den bör kunna göra för att möta era behov. Det är nära kopplat till verksamhetsutveckling och framtida behov samt processutveckling som alltid är en stor del av det arbetet. Detta skapar en djup förståelse för er och verksamheten vilket tillåter oss att göra en mycket skarpare uppskattning på projekttimmar och lösning.

Så går en förstudie till

Val av systemlösning med licensuppskattning

Efter förstudien är gjord är vi redo att göra en definitiv rekommendation baserat på vårt erbjudande. Den sätter vi ihop som ett projektförslag med uppskattade timmar för alla ingående delar samt med en uppskattning av de licenser och transaktionsvolymer som behövs och som då blir en grund för den löpande månadskostnaden.

Presentation av förstudie med projektuppskattning

Efter valet av systemlösning och licensuppskattningen är gjord så bokar vi kort där efter upp ett möte där vi presenterar förstudien med analys och förslag på lösning. Där presenteras även projektförslaget med licensuppskattningen för att ge er ett så enhetligt och komplett beslutsunderlag som möjligt vid det tillfället.

Avtalssignering

När alla de följdfrågor som dyker upp efter slutpresentationen är utredda och vi tillsammans är överens om det lösningsförslag som presenterats så skickar vi ett skarpt avtal för signering.

Överlämning till konsultavdelningen

När vi har ett signerat avtal så gör vi en sammanställning av vad ni har investerat i för produkter/licenser samt vad som skall levereras till vår konsultavdelning. Det ger dem en tidig insikt och hjälper konsulterna att ta fram detaljbehoven av information inför projektstarten och de gemensamma första mötena.

Projektplanering och uppstartsmöte

Baserat på den överlämning som säljavdelningen gör till konsulterna börjar projektledaren göra en tidplan samt planering av de workshops och projektmöten som skall hållas.

Implementering av det nya affärssystemet

Uppstartsmötet kickar igång implementeringen och en intensiv period startar med roliga uppgifter och tester av flöden.

Slutgodkännande och Go Live

När alla steg i projektplanen är gjorda och alla tester är genomförda med de resultat man är ute efter så hålls ett möte där vi gemensamt godkänner uppsättningen och bestämmer ett definitivt Go Live datum för skarp drift.

Stödmånad och överlämning till Customer success

Efter Go Live har vi en månad där vi på Pector finns extra tillgängliga samt ger stöd i alla de moment som ni gör för första gången; så som månadsbokslut, momsredovisningar och andra kritiska moment. Efter den första månaden hålls ett gemensamt möte med er, konsulterna och vår support där vi i samråd med er avslutar implementeringsprojektet och går in i Customer Success förvaltning.

 

Vi hjälper er att hitta rätt affärssystem

Tillsammans tar vi reda på vilket system som passar just er verksamhet bäst.