Affärssystem, 1 januari 2020

Byte av affärssystem

Att välja affärssystem är ett stort beslut

Troligtvis också ett av de mest avgörande och viktigaste beslut ni är med om när det gäller digitalisering av verksamheten. Vikten av förberedelser och att se värdet för hela verksamheten ser vi som en mycket viktig del. Att ta del av andras erfarenheter tror vi också är avgörande för många, både vad gäller att ta sitt beslut och vidare för hur man slutligen genomför projektet.

Viktiga delar när det är dags för byte av affärssystem

• Förändring sker inte om inte de som berörs kan bidra med sina insikter och får det eventuella stöd de behöver.
• Förändring kommer alltså ta tid! För att hitta rätt lösning för er behöver ni titta såväl inåt som framåt, utan att hasta förbi detaljer.
• Att ifrågasätta invanda processer och våga förändra arbetssättet.
• Utan ett engagemang kommer förändringen inte lyckas. Vem eller vilka som leder ert förändringsarbete är också en avgörande faktor.
• Gårdagens teknik kommer inte kunna lösa morgondagens utmaningar på ett smidigt sätt. För att därmed hålla jämna steg med konkurrenterna och marknaden krävs ofta ett systembyte eller en uppgradering.

Att man inte ser behov av att uppgradera eller byta affärssystem är ofta för att man är nöjd med det man har.

I många fall kan det också vara så att man inte blickat framåt och sett vad man istället skulle kunna ha, som skulle göra det som är bra ännu bättre! Man vet alltså inte vet vad en uppgradering/ byte av affärssystem skulle tillföra verksamheten.

Att ha full koll på vilka verksamhetens processer är och vilka flöden som finns är avgörande när ett nytt system ska införas

Det här är mycket viktigt, inte minst för att kunna välja rätt lösning för era behov. Om det inte finns tillräckligt med tid för att kartlägga vilka behov som finns kan det vara värt investeringen att ta in extern hjälp. Genom att ta hjälp av en oberoende specialist på verksamhetsutveckling kan ni dessutom få hjälp med att kartlägga nuläge och hela verksamhetens olika processer. Samt hjälp med att göra en behovsanalys som resulterar i ett beslutsstöd ni kan känna er trygga med vid valet av affärssystem.

Att ha stödet i ett väl fungerande affärssystem är en förutsättning för att ni ska kunna arbeta effektivt och göra lönsamma affärer

Innan valet av uppgradering eller systembyte fattas är det en väl värd investering att analysera vilka delar av ert nuvarande system och de nuvarande processer som tillför värde och vilka delar som inte gör det. Själva grunden i ett implementationsprojekt är en behovsanalys med en tydlig krav- och målbild. Alla på företaget som berörs behöver också förstå varför och hur det kommer att påverka deras arbete och verksamheten. Resultatet av ett väl förankrat förändringsprojekt med engagerade medarbetare blir avsevärt mycket lättare.

Tidsplan och projektledning

En tidsplan är en av de största utmaningar i ett projekt. För att såväl sätta och följa en plan på bästa sätt är också projektledningen avgörande – här handlar det om vem som får ansvaret, att den personen har tid och kompetens att leda, följa upp och lösa problem. Att de som använder systemet i sin vardag spelar en viktig roll när arbetsprocesser och rutiner ses över säger sig självt. Har alla synen av att bytet är en del av att utmana inarbetade arbetssätt och blicka framåt så brukar vägen dit också bli betydligt enklare.

• Alla i organisationen vet vad som händer och varför det händer.
• Ledningen är aktiv och engagerad i systembytet.
• Medarbetarna har insyn och möjlighet att bidra eller påverka.
• Leverantören är aktiv och tillgänglig under projektets gång.
• En klar bild av vilka behov, krav och mål som finns.

Totalt deltog 400 företag i undersökningen och 40 procent av dessa har kvar samma affärssystem som de haft åtminstone de senaste fem åren. Hela 86,5 procent av de som byter affärssystem gör det just för att öka effektivitetsgraden. Det visar en undersökning från Visma.

Ett lyckat affärssystemprojekt är början på någonting nytt

Inte sällan är det också en katalysator för en mer omfattande förändring för verksamheten. Där processerna också fortsätter att utvecklas och enskilda individers fokus flyttas från hantering och rapportering till analys, planering och uppföljning.

Slutligen, behöver ni hjälp med byte av affärssystem?

Kontakta oss så hjälper vi er att välja rätt system för just era behov.