När är det läge att byta affärssystem?
Ett affärssystem integrerar olika delar i ett bolag, bland annat ekonomi, försäljning, planering, inköp, lager, marknadsföring och personal.
När man har använt samma affärssystem under lång tid kan systemet kännas föråldrat då det inte längre kan stödja organisationen som utvecklats. Effektiviteten kan då i många fall sjunka och själva systemanvändandet gå ner. Om du märket att detta händer bör du överväga att byta till ett nytt affärssystem. Den här guiden ger dig svar på de vanligaste frågorna kring ”byte av affärssystem” och förhoppningsvis även några av dina funderingar.
Behovet att byta ut sitt gamla affärssystem uppkommer i många olika situationer. Vanligtvis är det kopplat till tillväxt eller att funktionalitet man behöver inte finns i det befintliga affärssystemet. En indikator på att det är dags att se över sitt system är om det läggs för mycket tid på drift och administrativa uppgifter som enkelt borde gå att automatisera.
Vad innebär det i praktiken att byta affärssystem?
Att byta ett affärssystem tar oftast ett par månader vilket innebär en del arbete för bolaget. Förhoppningen är självklart att man byter till ett affärssystem som förbättrar och effektiviserar verksamheten framåt. Genom att gå igenom och analysera de processer som finns ökar möjligheten för ett framgångsrikt systembyte. Det är viktigt att organisationen är förberedd på de förändringar som komma skall men också planering och tydlig kommunikation. Nyttan av ett affärssystemsbyte kommer inte direkt utan successivt när de nya arbetssätten har satt sig.
När är den ”bästa tiden” att byta affärssystem?
Det kan göras i princip närsomhelst, men för att bytet ska få rätt sorts uppmärksamhet är det viktigt att man planerar det rätt i kalendertid, så det exempelvis inte krockar med företagets högsäsong, semester eller årsbokslut. Bytet bör infalla så att den nya lösningen är implementerad i god tid innan ni går igång på riktigt. Då är det mycket enklare att organisera utbildning och användandet av den nya lösningen kommer att bli enklare att migrera in i organisationen.
När lönar det sig att behålla sitt nuvarande affärssystem?
Om företaget inte är redo att lägga tid och resurser på genomgång av sina processer kan ett alternativ vara att behålla sitt nuvarande affärssystem ett tag till.
Vem är den rätta projektledaren?
Projektledaren bör vara någon som är väl insatt i hur bolaget fungerar och kan verksamheten och processerna väl. Projektledaren är ansvarig för planeringen av projektet, det dagliga arbete och kommunikation med konsulten och övriga organisationen. Projektledaren bör också driva arbetet och se till att tidplanerna hålls.
Vad är ledningens roll i affärssystemsbytet?
En av de viktigaste uppgifterna som ledningen har är att se till att hela organisationen står bakom systemimplementationen. Ledningen definierar problemen och smärtorna som man står inför i början av projektet och ansvarar för att det nya affärssystemet löser dessa.
Vilka kostnader är kopplade till ett affärssystemsbyte?
Direkta kostnader förenade med ett byte av affärssystem består vanligtvis av licenskostnad, årlig nyttjanderätt, supportavtal och projektkostnad. För molnbaserade lösningar: Månatlig kostnad i tillägg till de ovanstående tillkommer kostnader för implementationen. Projektkostnaden för konsulttimmar beror på hur många timmar leverantören uppskattar. Systemleverantören ger alltid en preliminär kostnadsuppskattning vid offertanbud.
Hur korrekta är de uppskattade kostnaderna?
Det är vanligt att affärssystemsbyten väcker fler nya behov än man initialt planerat för. Så snart fördelarna med ett nytt affärssystem blir konkreta är det vanligt att beställaren vill ha fler funktioner. I takt med att mer funktionalitet efterfrågas så kommer de initiala, preliminära kostnaderna att stiga. Det är viktigt att alla kostnader för eventuella tillägg noggrant dokumenteras av både förtaget och leverantören, och att beslut om tilläggen fattas av styrgrupp eller ledning.
Hur påverkar bytet produktionen i bolaget?
Implementationen av ett nytt affärssystem skall alltid planeras så att verksamheten inte hindras under implementationen av det nya systemet. Detta innebär exempelvis att försäljning och leveranser kan hanteras som vanligt under bytet. Man behöver inte importera all historik in i det nya affärssystemet och företaget kan ofta behålla historik så att det finns sökbart i det gamla systemet.
Hur går man vidare när man bestämt sig för att byta?
Att byta affärssystem brukar oftast föregås av fyra huvudsakliga stadier:
- Definitionsstadiet: Överväg vilka områden som ska inkluderas i projektet och hur den nya lösningen är tänkt att användas. En projektplan skapas i detta steg och den inkluderar kommunikations- och implementationsplan.
- Processstadiet: Skapa bolagsprocesser som skall sättas upp i affärssystemet med hjälp av kundens experter. De definierar exempelvis hur man vill lägga ordrar i det nya systemet, hur prisstrukturen skall se ut etc.
- Utbildningsstadiet: Användare i affärssystemet lär sig systemet och all funktionalitet.
- Implementeringsstadiet: Gå igenom samtliga processer som den nya lösningen skall stödja, det gamla affärssystemet stängs ner och det nya kör igång.
Vad är kundens roll i bytet av affärssystem?
Kunden är projektägare och ansvarig för följande delar:
- Definiera målbild och avgränsningar tillsammans med systempartnern
- Den kommersiella aspekten av projektet för bolaget
- Utse en ledare för styrgruppen
- Kommunicera kring projektets och målbilden
- Uppskatta och godkänna resultatet av projektet
- Att ta sig tid- med en närvarande kund blir projektet mycket enklare att genomföra