För att lyckas med din upphandling behöver du rusta dig med rätt resurser och verktyg. Processen blir betydligt smidigare om du har en strukturerad metod för att samla in krav, utvärdera alternativ och kommunicera med potentiella leverantörer. En välgjord checklista är ditt viktigaste verktyg för att hålla reda på alla steg.

Börja med att kartlägga era nuvarande affärsprocesser. Använd workshops och intervjuer med nyckelpersoner för att få en komplett bild. Detta hjälper dig att skapa en detaljerad kravspecifikation som blir grunden för hela upphandlingen. Externa guider, whitepapers från leverantörer och nätverkande med andra i din bransch kan också ge värdefulla insikter och rekommendationer.

Några centrala verktyg och resurser inkluderar:

• En projektplan med tydliga tidsramar, ansvarsområden och delmål.
• Mallar för kravinsamling och RFI/RFP-dokument (Request for Information/Proposal).
• En budget som inkluderar alla kostnader: licenser, implementering, utbildning, support och eventuella konsulttjänster.

Det allra första steget är att kartlägga era nuvarande affärsprocesser och identifiera var de största flaskhalsarna faktiskt finns – inte vad ni tror att de är, utan vad som
faktiskt bromsar verksamheten idag. Det gör ni bäst genom workshops och intervjuer med nyckelpersoner från ekonomi, logistik, försäljning och HR. Deras vardag ger er en
komplett bild som ekonomichefen ensam aldrig kan se. Resultatet av det arbetet blir grunden till er kravspecifikation – det viktigaste styrdokumentet genom
hela upphandlingen. Det vanligaste misstaget vi ser är att bolag börjar titta på system innan de vet exakt vilket problem de försöker lösa. Gör behovsanalysen först, välj
system sedan.

Kravspecifikationen är grunden för hela upphandlingen och bör täcka tre huvudområden. Det första är funktionella krav för alla berörda avdelningar – vad systemet konkret måste klara av inom ekonomi, logistik, försäljning och HR. Det andra är tekniska krav som integrationer mot befintliga system, säkerhetskrav och skalbarhet inför framtida tillväxt. Det tredje, och viktigaste för dig som CFO, är ekonomifunktionens specifika krav på finansiell rapportering, budgetering, controlling och regelefterlevnad. Prioritera varje krav tydligt och skilja på vad som är ett absolut måste och vad som är bra att ha – det gör leverantörsutvärderingen betydligt enklare och minskar risken för missförstånd och oväntade kostnader längre fram i projektet.

Det är avgörande att titta bortom den initiala licenskostnaden och istället räkna på den totala ägandekostnaden, TCO, över tre till fem år. TCO inkluderar implementeringskostnad, datamigration, utbildning av medarbetare, löpande support, underhåll och framtida uppgraderingar. Som tumregel uppgår implementeringskostnaden för ett medelstort bolag ofta till en till två gånger årets licensavgift. Räknar ni dessutom in utbildning, integration och interna resurser landar den totala investeringen år ett typiskt på 200 000 till 800 000 kronor beroende på systemets komplexitet. Det kan verka som mycket – men ställ alltid den siffran mot kostnaden för att fortsätta med ett system som bromsar er tillväxt, skapar dubbelarbete och ger er föråldrade beslutsunderlag.

Det finns fyra frågor som alltid bör ställas till varje potentiell leverantör. Hur ser produktroadmapen ut de kommande tre till fem åren – och hur kommuniceras uppdateringar till kunderna? Vilken erfarenhet har ni specifikt av implementeringar i vår bransch och för bolag i vår storlek? Kan ni ge oss två till tre relevanta kundreferenser som vi kan kontakta och ställa fria frågor till? Hur ser support- och utbildningsmodellen ut både under och efter implementeringen – vad ingår och vad kostar extra? Utöver dessa frågor är det viktigt att be om en demo som är anpassad efter era egna processer och era egna data – inte en generisk presentation som ser bra ut men inte speglar er verklighet. Vill du ställa dessa frågor till oss på Pector? Vi svarar gärna – och kan dessutom visa hur Visma Net och Business NXT hanterar just era processer.

Det vanligaste misstaget är att inte involvera hela organisationen från start. När ekonomi och IT driver processen utan att logistik, försäljning och HR är med från dag ett missar man viktiga krav – och skapar motstånd mot förändringen senare. Det näst vanligaste misstaget är att underskatta komplexiteten i datamigrationen. I våra projekt ser vi att datamigration tar 15 till 30 procent av den totala implementationstiden och är den faktor som oftast försenas om den inte planeras in ordentligt från start. Ett tredje vanligt misstag är att fokusera för mycket på mjukvaran och för lite på förändringshantering – det bästa systemet i världen levererar inget värde om medarbetarna inte använder det rätt. Slutligen underskattar många bolag den totala tidsramen. Räkna med sex till tio månader från beslut till go-live för ett medelstort projekt.

Själva upphandlingsprocessen – från behovsanalys och kravspecifikation till signerat avtal – tar typiskt fyra till sex månader för ett medelstort bolag. Lägg sedan till implementationstiden som är tre till nio månader beroende på systemets komplexitet, antal integrationer och hur komplex datamigrationen är. Totalt bör ni räkna med sex till tolv månader från det att ni bestämmer er för att byta system till att ni är live och arbetar i det nya systemet. Det absolut vanligaste misstaget vi ser är att bolag sätter för aggressiva deadlines – ofta för att man vill hinna med ett visst bokslut eller en budgetperiod – och sedan tvingas skynda igenom kritiska moment som testning och utbildning.

Valet mellan Visma Net och Business NXT handlar i grunden om var ni befinner er och vart ni är på väg. Visma Net passar bäst för bolag med relativt standardiserade ekonomiflöde. Business NXT är däremot optimerat för medelstora till större bolag med mer komplexa verksamheter och behov av större flexibilitet i sina processer. Här kan ni jämföra Visma Net och Business NXT.

ROI på ett ERP-system beräknas genom att jämföra den totala kostnaden (TCO) med de besparingar och affärsvärden systemet skapar över tid.

Det inkluderar både direkta effekter, som minskat manuellt arbete, lägre administrativa kostnader och förbättrat kassaflöde, samt indirekta värden som bättre datakvalitet, snabbare rapportering och bättre beslutsunderlag.

Ett modernt affärssystem bidrar därför inte bara till kostnadsbesparingar, utan även till ökad effektivitet, kontroll och långsiktig tillväxt.